Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» icon

Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»



Смотрите также:
Конспект лекций Для студентов, обучающихся по специальности 150103. 65 «Теплофизика...
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном...
Гигиеническая оценка хозяйственно-питьевого водоснабжения населения Республики Алтай 14. 02...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
Разработка технологических решений по переработке высокопарафинистых нефтей (на примере...
Правила внутреннего распорядка в государственном образовательном учреждении высшего...
«Сибирский государственный технологический университет»...
Новые гетероциклические структуры на основе папаверина 02. 00. 03 органическая химия...
Положение о составе и требованиях к учебно-методическим комплексам дисциплин в государственном...
«Северо-Кавказский государственный технический университет»...



страницы: 1   2   3   4
вернуться в начало
скачать

^ ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА


4.1. Порядок обработки и регистрации входящих документов

4.1.1. Доставка документов в университет осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают факсограммы, телефонограммы и сообщения Е-mail. Посредством фельдъегерской связи и спецсвязью в университет доставляются отдельные виды корреспонденции, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную (в том числе секретную) информацию.

4.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация документов осуществляется в организационно-контрольном управлении.

Первичная обработка поступающих документов заключаются в проверке целостности упаковки, вскрытии конвертов (за исключением адресованных «лично»), проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документа.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и т.п.), регистрируется в журнале.

Конверты от поступившей корреспонденции (в том числе от граждан) сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени, а также при поступлении личных или доплатных документов.

4.1.3. Вся поступающая корреспонденция сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

  1. Периодические печатные издания (книги, журналы, брошюры, бюлле­тени и пр.).

  2. Рекламные извещения, плакаты, проспекты, программы совещаний, кон­ференций и пр.

  3. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня.

  4. Материалы, посылаемые для сведения.

  5. Формы бухгалтерской и статистической отчетности, акты на списание.

  6. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и от­крытки.

  7. Ответы на запросы структурных подразделений.

  8. Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.

  9. Отчеты по командировкам.

  10. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

  11. Учебные планы, программы. Копии.

  12. Сметы. Копии.

  13. Нормы расхода материалов.

  14. Научные отчеты по темам.

  15. Месячные, квартальные, полугодовые и годовые отчеты.

Документы, перечисленные в п.5, 10-15 подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях СКГМИ (ГТУ).

На эти документы ставится штамп с указанием даты поступления и обозначением б/н (без номера). Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы ставится штамп с указанием даты поступления и очередного порядкового номера документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Данные о документе вносятся в компьютерную программу «КИП и регистрация».

Все поступающие документы регистрируются один раз, при передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

4.1.4. Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в организационно-контрольном управлении, после чего направляются руководству университета. Документы, не требующие доклада руководству вуза, направляются для исполнения в структурные подразделения.

Рассмотренные руководством документы возвращаются в организационно-контрольное управление, где в программе «КИП и регистрация» вносится фамилия исполнителя, после чего документ передается на исполнение.

4.1.5. Получив документы на исполнение, работник университета должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное в резолюции первым, является ответственным исполнителем, который обязан ознакомить с документом всех других в оперативном порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение (подлинник документа получает ответственный исполнитель, соисполнители - копии).

В отдельных случаях документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие структурные подразделения.

4.1.6. Каждый работник университета обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

4.1.7. Ответственные лица за делопроизводство структурных подразделений обязаны ежедневно осведомляться в организационно-контрольном управлении о наличии документов, адресованных руководителю данного подразделения.

4.1.8. Передача документов от одного исполнителя к другому может производиться только через лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

4.1.9. После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.


^ 4.2. Порядок подготовки исходящих и внутренних документов.

4.2.1. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), регистрации, тиражированию и отправке.

4.2.2. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений.

Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

4.2.3. Все документы представляются на подпись ректору (проректорам) и регистрацию в двух экземплярах (1 экземпляр – адресату, 2 экземпляр исполнителю регистрации остается в организационно-контрольном управлении).

4.2.4. Внутренние документы (докладные записки, справки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

^ 4.3. Порядок обработки и регистрации исходящих документов.

4.3.1. Документы, отправляемые университетом, передаются почтовой, электрической и, в случаях экстренной необходимости, спецсвязью. Обработка документов для отправки почтовой и спецсвязью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.3.2. Документы, подлежащие отправке почтовой и сецсвязью, передаются работниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, в организационно-контрольное управление полностью оформленными (наличие подписи, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), с указанием почтового адреса со списком рассылки (если их количество больше 5). Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4.3.3. Документы, подлежащие отправке по факсу, передаются их исполнителями в организационно-контрольное управление.

4.3.4. Телеграммы направляются только по срочным вопросам. Их текст должен быть максимально кратким и четким, без союзов и предлогов.

4.3.5. Заказной корреспонденцией отправляются личные документы (аттестаты, дипломы, академические справки), уведомления об увольнении и другие документы, требующие отправки заказной почтой. Конверты с заказной корреспонденцией регистрируются в организационно-контрольном управлении в почтовых реестрах, составляемых в 2 экземплярах, и сдаются предприятию связи с первым экземпляром реестра под расписку на втором экземпляре, который хранится в организационно-контрольном управлении. Копии реестров служат доказательством отправки заказной корреспонденции. Документы экспресс-почтой отправляются в ивде исключения и только с разрешения ректора.

4.3.6. Все исходящие документы университета регистрируются в в организационно-контрольном управлении. Отправка незарегистрированных исходящих документов категорически запрещается. Регистрация состоит из присвоения документу регистрационного номера, проставления его на документе, проставлении даты документа. Дата отправляемого документа проставляется в день отправки, издаваемого - в день подписания.

4.3.7. Регистрационный номер документа состоит из установленного цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения (Приложение 12), очередной порядковый номер и префикс, соответствующий корреспонденту.

Регистрационный номер на входящей корреспонденции ставится в правом нижнем углу документа и состоит из индексов корреспондента и порядкового номера поступления. Здесь же указывается дата поступления документа.

Например: 645-11 11.11.2009 г.

645 - порядковый номер документа,

11 – индекс (порядковый номер корреспондента)

11.11.2009 г. - дата поступления документа.

Индекс исходящего документа.

Регистрационный номер на исходящей корреспонденции ставится в правом верхнем углу в области соответствующего реквизита и состоит из индексов корреспондента, индекс должностного лица, подписывающего исходящий документ, и порядкового номера документа. Здесь же указывается дата регистрации документа.

Например: 1645-1/11 12.11.2009 г.

1645 - порядковый номер документа,

1- документ подписывается ректором университета

11 – индекс (порядковый номер корреспондента)

12.11.2009 г. - дата поступления документа.

Регистрационный номер на входящей корреспонденции и исходящей документации в структурных подразделениях состоит из порядкового номера документа, индекса структурного подразделения и индекса корреспондента. Например,

2.6.1.1 - 125/23.

08.08- порядковый номер (индекс) кафедры,

125- порядковый номер документа,

23 - Сведения об учебно-педагогической нагрузке кафедры безопасности жизнедеятельности.

Если исходящий документ является инициативным, его номер составляется из индекса структурного подразделения, подготовившего документ, порядкового номера по группе корреспондентов в картотеке инициативной корреспонденции (например, ….4– администрация местного самоуправления г.Владикавказа и их структурные подразделения, 5 – Администрации местного самоуправления муниципальных образований РСО-Алания и их структурные подразделения и т.д.) с добавлением буквы "и", написанных через дефис, и номера дела, в котором хранится копия документа, написанного через дробь.

Например:  2.6.1- 2и/21 - означает, что документ отправлен деканатом горно-геологического факультета в инициативном порядке в Министерство труда и социального обеспечения РСО-Алания, копия хранится в деле 22 (Переписка с организациями и гражданами по вопросам работы факультета).

В СКГМИ (ГТУ) устанавливаются следующие порядковые номера для различных групп корреспондентов:

1 – Президент РФ, Правительство РФ, Законодательное собрание РФ и их структурные подразделения (за исключением Министерства образования РФ),

2 – Глава РСО-А, Правительство РСО-А, Парламент РСО-А и их структурные подразделения,

3 – Министерство образования и науки РФ и его структурные подразделения,

4 – Администрация местного самоуправления г.Владикавказа и его структурные подразделения,

5 – Администрации местного самоуправления муниципальных образований РСО-Алания и их структурные подразделения,

6 – Высшие учебные заведения РФ,

7 – Средние учебные заведения РФ,

8 – Иностранные корреспонденты (кроме стран СНГ),

9 – Корреспонденты из стран СНГ,

10 – Представительство Президента РФ в Южном Федеральном округе и его структурные подразделения,

11 – Прочие корреспонденты.

  Инициативная корреспонденция, исходящая от проректоров СКГМИ (ГТУ), регистрируется аналогичным образом в их секретариатах.

Индексы на исходящей корреспонденции проставляются ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях и секретариатах проректоров СКГМИ (ГТУ). Сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства, проверяют правильность оформления исходящих документов (наличие подписи, даты, номера, адресата, ссылки на входящий документ, согласования, отметки об исполнении и направлении в дело, фамилии исполнителя, номера телефона и др.), заверяют их копии и вносят необходимые записи в регистрационные карточки (журналы).

Исходящие телеграммы, факсы регистрируются в журналах организационно-контрольным управлением.

4.3.8. Регистрация исходящих документов ведется в компьютерной программе «КИП и регистрация», куда вносится: порядковый номер документа, дата регистрации, наименование организации или фамилия частного лица, кому отправляется документ с указанием города, краткое содержание документа и стоимость пересылки.

4.3.9. Документы сдаются на отправку в открытом виде и отправляются в течение двух дней, а срочные – в день получения. Передача документов на отправку без регистрации не допускается.

4.3.10. Подготовленные к отправке документы конвертуются, взвешиваются, маркируются и сдаются предприятию связи.

^ 4.4. Порядок передачи документов внутри университета

4.4.1. Передача документов между структурными подразделениями университета осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в этих подразделениях. Документы, зарегистрированные в организационно-контрольном управлении, передаются только через организационно-контрольное управление.

      1. Документы передаются с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель указанного порядка передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа.


^ 4.5. Порядок работы исполнителей с документами


4.5.1. Руководители структурных подразделений университета обязаны обеспечивать оперативное и качественное рассмотрение документов в течение рабочего дня, осуществлять действенный контроль за надлежащим исполнением документов.

4.5.2. При рассмотрении документов руководители подразделений (должностные лица) выделяют документы, требующие срочного и оперативного исполнения. Срочные документы исполняются в первую очередь, оперативные – во вторую. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления.

4.5.3. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

4.5.4. Исполнение документа предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа, его оформление;

- согласование проекта;

- оформление проекта;

- представление проекта документа на подпись (утверждение);

- подготовку к пересылке адресату.

4.5.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители своевременно и качественно проводят анализ информации и представляют ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимые документы (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

4.5.6. Подготовка и направление ответов на запросы депутатов разных уровней осуществляется университетом в соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе депутата. В качестве запроса рассматривается письмо, оформленное на бланке депутата и имеющее подпись депутата.

4.5.7. Сведения, составляющие служебную тайну или конфиденциальные сведения, предоставляются в порядке, установленном законодательством РФ.

4.5.8. Поступившие в адрес университета письменные обращения граждан передаются на рассмотрение ректору университета, после чего, в соответствии с резолюцией – на исполнение соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам).

В ответ на письменные обращения граждан о выдаче архивных справок о периодах и стаже работы или учебы им высылаются требуемые справки.

^ 5. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


5.1. Основные требования к организации контроля

исполнения документов

5.1.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.

5.1.2. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов в университете.

5.1.3. Контроль исполнения документов должен быть упреждающим.

      1. Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение документов и содержащихся в них поручений возлагается на руководство университета и руководителей структурных подразделений, а также на должностных лиц, указанных в тексте документа или резолюции служебного документа.

5.1.5. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляется организационно-контрольным управлением. В структурных подразделениях контроль осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.

5.1.6. Обязательному контролю исполнения подлежат:

- запросы и обращения народных депутатов;

- предложения, заявления и жалобы граждан;

- приказы, распоряжения, нормативные акты вышестоящих организаций;

- приказы, распоряжения, решения Ученого Совета университета;

- документы, поступающие на имя ректора со сроком исполнения.

5.1.7. Вопросы, поставленные перед университетом, должны находиться под контролем руководителя организации или руководителя структурного подразделения.

5.1.8. Снять документ с контроля могут только должностные лица или служба, которая поставила его на контроль (организационно-контрольное управление).

5.1.9. Основанием для снятия с контроля документов является документ – ответ, подписанный ректором, проректором, либо справка об исполнении документа за подписью руководителя структурного подразделения.


^ 5.2. Сроки исполнения документов

5.2.1. Сроки исполнения документов университета исчисляются в календарных днях с даты подписания (учреждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации в университете.

5.2.2. Сроки исполнения документов устанавливаются ректором университета. При определении продолжительности срока исполнения документа учитываются содержание документа и практические возможности его исполнения.

Сроки исполнения указываются в самих документах (приказы, распоряжения, решения) или фиксируются в резолюции руководителя.

5.2.3. В случаях, когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения:

Акты – решение в день поступления, за исключением актов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Документы с пометкой в резолюции «срочно» - решение в трёхдневный срок;

Документы, направляемые на согласование – рассмотрение в день поступления, за исключением документов, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Заказ, заявка, требование – рассмотрение в день поступления, за исключением заказов, заявок и требований, которые требуют дополнительного изучения, но не более 3-х дней;

Записки (докладные, служебные, объяснительные) - в трёхдневный срок;

Заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, не позднее 15 дней;

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей - безотлагательно, не позднее 7 дней со дня поступления;

Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

Письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - 10 дней;

Письменные поручения ректора без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в 3-дневный, остальные в месячный срок.

Поручения ректора, высказанные на заседания Учёного совета или ректората в устной форме - в указанный срок, без указания срока - в течение 30 дней.

Предложения граждан - в срок до одного месяца, за исключением предложений, которые требуют дополнительного изучения;

Предложения и заявления депутатов Государственной думы РФ и Парламента РСО-А - в срок до одного месяца; не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно;

Предложения и заявления депутатов городской Думы - рассмотрение в 10-дневный срок;

Приказы и распоряжения ректора – в указанный срок, без указания срока - в течение 30 дней.

Приказы и указания министров во исполнение документов Правительства РФ и Правительства РСО-А - согласно указанному сроку или в течение 30 дней;

Рекомендации комитетов Государственной Думы РФ и Парламента РСО-А - сообщение результатов рассмотрения не более чем в месячный срок либо в срок, установленный комитетами;

Решения Парламента РСО-А - доводятся до сведения не позднее чем в 10-дневный срок;

Решения городской Думы - не позднее чем в 7-дневный срок;

Телеграммы, телефонограммы, факсимильная связь, требующие срочного решения - до двух дней; остальные в течение 10 дней.

5.2.4. Если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала, то срок исполнения может быть продлен до 1 месяца, с обязательным уведомлением об этом автора документа.

5.2.5. Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или организацией, которые его установили.

5.2.6. Если в процессе исполнения выясняется, что для выполнения указания требуется более длительный срок, чем тот, который указан в документе или резолюции, исполнитель документа не позднее, чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения должен обратиться по подчиненности с просьбой о продлении срока.

О полученном разрешении на продление срока исполнения документа исполнитель обязан в тот же день сообщить лицу, осуществляющему контроль исполнения соответствующих документов.

^ 6. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

6.1. Формирование дел

6.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.1.2. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за ведение документации.

Контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях университета и его филиале осуществляется организационно-контрольным управлением.

6.1.3. Дела заводятся в структурных подразделениях университета, как правило, в начале календарного года. При необходимости новые дела в структурных подразделениях могут заводиться в течение года. В таком случае лицо, ответственное за делопроизводство в данном подразделении делает соответствующие пометки в номенклатуре дел.

6.1.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами. Приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка;

- документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации, в алфавитном порядке, в порядке разрешения вопросов;

- соблюдать объем документов, которые должны помещаться в данное дело.

В одном деле может быть подшито не более 250 листов (толщина 30-40 мм), затем заводится новая папка с тем же индексом;

- включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату.

6.1.5. Распорядительные документы группируются в дела, по видам документов и хронологии.

6.1.6. Протоколы формируются в дела по видам заседаний, совещаний, собраний (по каждому виду отдельно).

6.1.7. Поручения правительственных органов группируются в дела в хронологическом порядке по дате регистрации документа.

6.1.8. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и составу студентов.

6.1.9. Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления и даты поступления.

6.1.10. Расчетно-денежные документы формируются и хранятся в установленном порядке.

6.1.11. В процессе группировки проверяется правильность оформления документов. Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела.

6.1.12. Дела постоянного и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела.

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела - заверительная надпись. Листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак + (плюс).


^ 6.2. Составление номенклатуры дел

6.2.1. Номенклатура дел университета - оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в университете, с указанием сроков их хранения.

6.2.2. Номенклатура дел университета составляется архивом университета совместно с организационно-контрольным управлением на основе номенклатур дел структурных подразделений.

6.2.3. При составлении сводной номенклатуры дел университета следует руководствоваться уставом университета, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием университета, примерной номенклатурой дел высшего учебного заведения, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, Основными правилами работы ведомственных архивов.

6.2.4. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в организационно-контрольное управление.

6.2.5. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы структурного подразделения. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "переписка по разным вопросам" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

6.2.6. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

6.2.7. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

6.2.8. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

6.2.9. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

6.2.10. Возникшие в течение года не предусмотренные номенклатурой дела с разрешения руководителя подразделения и по согласованию с архивом дополнительно вносятся в соответствующие разделы номенклатуры с очередным порядковым номером. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в номенклатуру дел заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

6.2.11. Сводная номенклатура дел, предварительно согласованная с Национальным архивом РСО-Алания, куда документы поступят на хранение, утверждается ректором университета.

Сводная номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново в случае изменения структуры университета, но не реже 1 раза в 5 лет. Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается.

Первый экземпляр сводной номенклатуры дел хранится в организационно-контрольном управлении, второй находится в архиве.





оставить комментарий
страница2/4
Дата22.09.2011
Размер0,87 Mb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы: 1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх