Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» icon

Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»



Смотрите также:
Конспект лекций Для студентов, обучающихся по специальности 150103. 65 «Теплофизика...
Инструкция по делопроизводству в государственном образовательном учреждении высшего...
Инструкция по делопроизводству в федеральном государственном бюджетном образовательном...
Гигиеническая оценка хозяйственно-питьевого водоснабжения населения Республики Алтай 14. 02...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
«Санкт-Петербургский государственный технологический институт (технический университет)»...
Разработка технологических решений по переработке высокопарафинистых нефтей (на примере...
Правила внутреннего распорядка в государственном образовательном учреждении высшего...
«Сибирский государственный технологический университет»...
Новые гетероциклические структуры на основе папаверина 02. 00. 03 органическая химия...
Положение о составе и требованиях к учебно-методическим комплексам дисциплин в государственном...
«Северо-Кавказский государственный технический университет»...



страницы:   1   2   3   4
скачать




Ф.И.О. студента 46

Заголовок дела 47

1. Ректор 59

2.6.1.3. Кафедра геологии и поисково-разведочного дела 60



УТВЕРЖДАЮ

Ректор СКГМИ (ГТУ)

_______________ В.С. Вагин

« 22 »_января_ 2010 г.


ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

в государственном образовательном учреждении высшего профессионального образования

«Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)»


^ 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в ГОУВПО «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)» (далее - Инструкция) разработана на основе Примерной инструкции по делопроизводству в высшем учебном заведении Российской Федерации, согласованной с Федеральной архивной службой России 21.06.2000г. и утвержденной приказом Минобразования России от 24.07.2000г. № 2286, Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию, утвержденной приказом Федерального агентства по образованию от 29.06.2006г. № 598 и ГОСТ Р 6.30-2003 «УСОРД. Требования к оформлению документов», утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003г. № 65-ст.

1.2. Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и его представительствах, порядок и правила подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом и хранением служебных документов открытого характера. Порядок работы с секретными документами и документами с грифом «Для служебного пользования» устанавливаются специальными инструкциями.

1.3. Делопроизводство в университете и его представительствах организуется на основе централизации и осуществляется организационно-контрольным управлением и структурными подразделениями университета.

1.4. Организационно-методическое руководство делопроизводства, контроль за соблюдением сроков исполнения документов, проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях университета и его представительствах осуществляет организационно-контрольное управление.

1.5.Ответственность за состояние делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях университета возлагается на руководителей соответствующих подразделений.

1.6.Непосредственное ведение делопроизводства, контроль за своевременным исполнением документов, учет, сохранность и своевременная сдача документов в архив в структурных подразделениях университета и его представительствах возлагается на работников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства.

1.7. При увольнении, перемещении, уходе работника, отвечающего за делопроизводство в структурном подразделении в отпуск, отъезде в командировку и в других случаях все документы должны быть переданы по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению.

В случае увольнения руководителя структурного подразделения дела должны быть переданы по акту другому должностному лицу, исполняющего обязанности уволившегося сотрудника или принятому на эту должность.

1.8. Сотрудники университета и его представительств обязаны знать и выполнять все требования Инструкции. Все вновь принятые на работу сотрудники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком работы с документами и Инструкцией по делопроизводству.

1.9. Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за осуществление мер по сохранности документов и их защите.


^ 2. ДОКУМЕНТЫ УНИВЕРСИТЕТА


2.1. Наряду с Уставом в университете существует ряд локальных актов, регламентирующих его деятельность: приказы и распоряжения ректора, распоряжения проректоров, решения Ученого совета университета, решения Ученых Советов факультетов, решения советов по различным видам деятельности, распоряжения деканов по факультету, инструкции, правила, положения, регламенты, коллективный договор.

2.2. В целях эффективного использования оргтехники в университете установлены единые правила оформления документов.

2.3. Для сокращения количества применяемых форм документов в университете разработаны унифицированные формы документов, указанные в приложениях данной инструкции.

2.4. Разработкой форм, внесением в них изменений, контроль за применением осуществляет организационно-контрольное управление.


^ 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Бланки документов


3.1.1. Оформление документов производится в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», введенные в действие 01.07.2003.

3.1.2. Служебные документы университета печатаются на бланках.

Бланк стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для документов установлено два формата бланков - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) по ГОСТ 6.30-2003.

В СКГМИ (ГТУ) предусмотрен единственный вариант расположения реквизитов бланка – продольное.

На чистых листах, а не на бланках печатаются: письма, докладные записки, справки, документы, предназначенные для использования внутри университета.

3.1.3. При оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу документа, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию. Каждый документ должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их распределения.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец — это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

3.1.4. Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение следующих реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации (в СКГМИ (ГТУ) не применяется);
02 — герб субъекта Российской Федерации (в СКГМИ (ГТУ) не применяется);
03 — эмблема или товарный знак СКГМИ (ГТУ);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
06 — ИНН/ КПП;
07 — код формы документа;
08 — наименование СКГМИ (ГТУ);
09 — справочные данные о СКГМИ (ГТУ);
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — печать;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию.
30 — Идентификатор электронной копии документа

В процессе подготовки и оформления документа может быть использован определённый набор реквизитов, если того требует назначение документа, его обработка и т.д.

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое (на документах постоянного срока хранения – 30мм);

10 мм – правое;

20 мм – нижнее;

20 мм – верхнее.

3.1.6. В университете установлены следующие виды бланков:

Разметка бланка (приложение 1)

бланк письма (приложение 2)

бланк приказа (приложения 3)

бланк распоряжения (приложение 4)

бланк протокола (приложение 5)

бланк положения (инструкции) (приложение 6)

ДЕЛО № (приложение 7)

Акт о передаче документов (постоянного)

длительного (свыше 10 лет) хранения (приложение 8)

Акт об уничтожении контрольных и курсовых

работ (проектов) по кафедре (приложение 9)

Акт о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению (приложение 10)


^ 3.2. Оформление основных реквизитов документов


3.2.1. Наименование университета указывается в точном соответствии с Уставом – Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Кавказский горно-металлургический институт (государственный технологический университет)». Сокращенное наименование – СКГМИ (ГТУ), может помещаться только вслед за полным наименованием.

Наименование структурных подразделений университета указывается в соответствии с утвержденной структурой.

3.2.2. Название документа должно соответствовать его содержанию, формам документов, применяемых в вузе.

3.2.3. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок формулируется составителем документа и размещается в левой стороне бланка ниже штампа в пределах ограничительных отметок. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях и других документах, текст которых печатается на бланках формата А5. На распорядительных документах заголовок проставляется независимо от объема текста.

3.2.4. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила: документы адресуют в организации или структурные подразделения без указания должностей и фамилий, в отдельных случаях допускается адресование документа должностному лицу.

Если документ направляют в учреждение или структурное подразделение, наименование адресата указывается в именительном падеже.


Например:

Министерство образования и науки

РСО-Алания Отдел профессионального образования

При направлении документа конкретному должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например:

Министерство образования и науки РСО-Алания

Начальнику отдела профессио-

нального образования

Т.К.Басиеву

Если документ направляется руководителю учреждения или его заместителям, то наименование организации входит в наименование адресата. Например:

Министру образования и науки РСО-Алания

В.Г.Созанову


Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:


Директорам школ г. Владикавказа

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается; каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные органы и подведомственным организациям (как постоянным корреспондентам).

Полный почтовый адрес указывается при направлении корреспонденции разовым адресатам в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи. Например:

Редакция журнала "Вестник образования"

Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856


При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:


Иванову Н.П.

ул. Парковая, д. 7, кв. 25,

г. Липки Киреевского р-на

Тульской обл., 301264

3.2.5. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события (собрания, заседания, приема-передачи), зафиксированного в документе (протоколе, акте).

На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (дата подписания последней организацией) и проставляются регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем.

Даты в документе должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: 24.11.2008.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 24 ноября 2008 года.

Дата документа проставляется лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Дата указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ оформлен не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью. Дата утверждения или согласования документа указывается в соответствующем грифе.

Все отметки на документе, связанные с его происхождением и исполнением, датируются и подписываются.



3.2.6. Внутреннее согласование документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату визирования, должность визирующего. Документы до их подписания визируются исполнителем, заинтересованными структурными подразделениями.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в университете на лицевой стороне ниже подписи. Проекты распорядительных документов визируются на 1-м экземпляре.

3.2.7. Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО

Руководитель Федерального

агентства по образованию

(подпись) Н.И. Булаев

25.11.2008 г.

Если согласование проводится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания (наименование коллегиального органа)

от 10.06.2009 № 6


СОГЛАСОВАНО

Письмо Федерального агентства по образованию

от 12.05.2009 № 06-15/1945-Р


Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

с подведомственными университету и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

с общественными организациями - в случаях необходимости или в случаях, предусмотренных положениями об этих организациях;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.);

с вышестоящими организациями - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих организаций.


3.2.8. Подпись - обязательный реквизит каждого документа.

Документы, направляемые университетом в адрес других организаций подписываются ректором или проректорами в соответствии с возложенными на них полномочиями. Приказы подписываются ректором или лицом, исполняющим его обязанности по приказу.

В состав подписи входят: наименование должности подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Например:


Первый проректор подпись А.Т.Киргуев


В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии (подпись) инициалы, фамилия
Члены комиссии (подпись) инициалы, фамилия


При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается подписание документов с предлогом "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

3.2.9. Утверждение документа. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы утверждаются ректором и проректорами университета, вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждению подлежат: акты, договоры, инструкции, отчеты, планы, положения, программы, сметы, штатные расписания и изменения к ним, структура и штатная численность, расписание занятий и др. Эти документы приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения помещается в правой верхней части документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Ректор СКГМИ (ГТУ)», профессор

(подпись) В.С.Вагин

00.00.0000

Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДЕНО, название распорядительного документа в именительном падеже, его дата и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ СКГМИ (ГТУ)

00.00.0000 №____________


Вносить какие-либо изменения и добавления в подписанные (утвержденные) документы без разрешения лица, подписавшего документ, не допускается.

Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.


3.2.10. Резолюция. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.


3.2.11. Текст документа

3.2.11.1. Документы должны быть предельно краткими, четкими, тщательно отредактированными, составленными, как правило, по одному вопросу, объемом не более двух страниц и содержать исчерпывающую информацию по затронутому вопросу, исключающую повторные запросы.

3.2.11.2. Отчеты, планы и другие документы, охватывающие большой круг взаимосвязанных вопросов, могут быть большего объема, но не должны превышать 7-8 страниц.

3.2.11.3. Документы, составленные на основании законов, указов, постановлений, распоряжений вышестоящих органов или распорядительных документов университета, должны содержать ссылки на них: наименование вида документа, организацию-автора, дату издания, номер и заголовок к тексту.

Например: согласно (чему?) приказу Минобразования России от 23.04.2001 № 1800 «Об утверждении форм бланков лицензии на осуществление образовательной деятельности, приложений к ней и документов, представляемых на лицензионную экспертизу»...

3.2.11.4. Текст документа рекомендуется разделять на две основные части: в первой части указывается повод, основание составления документа, во второй части — предложения, просьбы, решения, распоряжения, выводы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется сообщать основание или причину создания документа, а во второй — решение, распоряжение, просьбу.

В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы — распорядительную часть без преамбулы, письма — просьбу без пояснения.

3.2.11.5. Документы, содержащие информацию по различным вопросам, делятся на разделы (главы, пункты, подпункты). Каждая из этих частей имеет номер, написанный арабскими цифрами, который включает в себя номера составных частей более высоких ступеней.

Например: 4.1.5 — это 5-й подпункт 1 -го пункта 4-го раздела.


3.2.11. Оформление приложений к документу. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.


Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.


Приложения: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.


Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, ответственных за их содержание, отметку о согласовании и т.д.).


^ 3.3. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов


3.3.1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета для решения основных, оперативных и организационных задач, стоящих перед университетом.

Приказ может быть издан ректором или лицом, исполняющим обязанности ректора университета в случае его отсутствия.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями университета на основании поручения руководства либо в инициативном порядке.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, ответственных за их подготовку.

Подготовка проекта приказа включает в себя изучение существа вопроса, сбор необходимых сведений, распечатку проекта приказа, согласование, подписание ректором.

Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Возражения по проекту приказа, возникающие в процессе их согласования, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Приказ оформляется на бланке установленной формы (Приложение 3) и должен иметь следующие реквизиты: полное наименование организации с указанием вышестоящей организации, название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы согласования, подпись лица, вносящего приказ с указанием его должности.

Датой вступления в действие приказа является дата его подписания, если иной срок не оговорен в тексте приказа.

Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по персоналу и по студентам нумеруются отдельно.

Регистрация приказов по основной деятельности и по студентам ведется в организационно-контрольном управлении.

Приказ может иметь заголовок, который начинается с предлога О (Об). Например: «Об утверждении…», «О регистрации…», «О создании…».

Текст приказа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В первой части указывается основание или причина составления документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Во второй части излагается решение руководителя, которое начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ: без кавычек.

Распорядительная часть может делиться на пункты, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий, действия одного характера перечисляются в одном пункте.

Указание срока исполнения приказа дается отдельной строкой.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

В отдельном пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль над исполнением приказа в целом. Например: "Контроль над исполнением приказа возложить на первого проректора А.Т.Киргуева".

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, графики, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов, пишут слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты, номера. Например:

Приложение 1

к приказу СКГМИ (ГТУ)

от 00.00.0000 №____________


Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в последнем пункте приказа.

Копии приказов или их размноженные экземпляры направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри университета, так и между структурными подразделениями.

Электронные варианты приказов, распоряжений передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. В данном случае необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу» внизу последней страницы документа.

Оригинал приказа подшивается в дело, оформленное в соответствии с номенклатурой.

Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства университета.


3.3.2. Распоряжение - распорядительный документ, издаваемый проректорами университета по вопросам информационно – методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью университета (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление приказов и распоряжений проводится в соответствии с Порядком подготовки и принятия организационно-распорядительных документов СКГМИ (ГТУ) и контроля за их выполнением (приложение 11).


3.3.3. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на бланке установленной формы (приложение 5).

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21-24.01.2008.

Номером протокола является порядковый номер заседания, нумерация протоколов ведется в пределах календарного года.

Заголовок протокола должен отражать вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа. Например: Протокол Ученого совета факультета экономики и финансов.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть строится по схеме:

Председатель – инициалы и фамилия.

Секретарь – инициалы и фамилия.

Присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих лиц в алфавитном порядке.

Если присутствующих на заседании более 10 человек, то указывается их общее количество, а список присутствующих оформляется как самостоятельный документ.

Повестка дня, в которой перечислены обсуждаемые на заседании вопросы с фамилиями докладчиков и закреплена последовательность их выступления.

Основная часть протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня и содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ), которые печатаются с абзаца для того, чтобы выделить в тексте протокола записи речи докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющей части, формулирующей решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного числа.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают председатель и секретарь.


3.3.4. Положения, правила, инструкции.

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции структурного подразделения или университета в целом.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок и детализируются требования основных положений осуществления видов деятельности структурных подразделений или университета в целом или порядок применения положений законодательных и нормативных актов такой деятельности.

Положения, правила, инструкции печатаются на общем бланке с грифом утверждения (Приложение 6).

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются ректором.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции по виду деятельности) отвечает на вопрос «О чем?».

Текст положения (правил, инструкции) излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается»», «не допускается».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основные разработки, основное назначение и сфера их распределения, а также ответственность за нарушение установленных ими требований. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумерацию римскими или арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.3.5. Служебное письмо. Письма организации готовятся: как ответы о выполнении поручений; как ответы по обращению граждан; как ответы на письма других организаций; как инициативные письма; как сопроводительные письма.

В тексте сопроводительного письма в обязательном порядке указывается: Приложение: по тексту в 2-х экз. на 10 листах, либо описывается документ: договор от 00.00.2010 № 00 на 2л. в 2 экз.

Сроки подготовки устанавливаются резолюцией руководителя и во всех случаях не могут превышать 30 дней. Предельный срок подготовки ответного письма на документ с пометкой «Срочно» не может превышать 3 дней, а с пометкой «Оперативно» - 10 дней.

Письма печатаются на бланках формата А4 (Приложение 2). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. В приложении 11 указаны рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых сочетаний, используемых при подготовке служебных документов.

Письмо подписывается ректором или проректорами университета в соответствии с возложенными на них полномочиями.

Датой письма является дата его подписания.





              1. оставить комментарий
                страница1/4
                Дата22.09.2011
                Размер0,87 Mb.
                ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

страницы:   1   2   3   4
Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

Загрузка...
База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

наверх