Должностная инструкция секретаря должностная инструкция общие положения секретарь относится к категории специалистов предпри­ятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором. 2 icon

Должностная инструкция секретаря должностная инструкция общие положения секретарь относится к категории специалистов предпри­ятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором. 2


Смотрите также:
Должностная инструкция девелопера общие положения девелопер ОАО «СтройкаИнвест» (далее...
Должностная инструкция...
Должностная инструкция  №15...
Должностная инструкция  №14...
Должностная инструкция...
Должностная инструкция...
Должностная инструкция...
Должностная инструкция...
Должностная инструкция заведующего кафедрой 4 Должностная инструкция профессора кафедры 8...
Должностная инструкция инженера по пожарной безопасности утверждаю...
Должностная инструкция Отдел кадров Начальник отдела кадров...
Должностная инструкция главного технолога. (название учреждения, организации)...



ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ


ООО «БИС» УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АООТ «БИС»

Ю.Н. Терехов



09.11.04. № 7

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


Секретаря


ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предпри­ятия, принимаемых и увольняемых генеральным директором.

1.2. Основными задачами секретаря являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального дирек­тора.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному ди­ректору.

1.4. В своей деятельности секретарь руководствуется:

законодательными актами РФ;

Уставом акционерного общества;

Положением о функциональных службах акционерного общества; приказами (указаниями) руководства акционерного общества; нормативно-методическими материалами по организации дело­производства;

Настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря назначаются лица со специальным профессиональным образованием и стажем работы по специально­сти не менее 1 года.

1.6. Секретарь должен владеть вопросами:

организации работы с документами, составления документации;

применения организационной техники;

перевода служебной документации на английский язык;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты,


2. ФУНКЦИИ

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание документами ак­ционерного общества.

2.2. Документирование деятельности руководства акционерного общества.

2.3. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.4. Выполнение машинописных, множительных работ.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета.

2.6. Ведение учета рабочего времени сотрудников.

2.7. Ведение учета командировочных удостоверений.

^ 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь должен:

3.1. Осуществлять подготовку документов управления акцио­нерного общества;

  • оформлять приказы генерального директора;

  • составлять и оформлять акты и справки;

  • составлять и оформлять письма и факсы;

  • оформлять контракты, договоры, должностные инструкции.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию входящих и исходя­щих документов. Доведение их до непосредственных исполнителей.

3.3. Контролировать исполнение отдельных указаний.

3.4. Обрабатывать и хранить документацию. Проводить класси­фикацию документов, составлять номенклатуру дел.

3.5. Обеспечивать информационно-справочное обслуживание.

3.6. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хране­ние или уничтожение.

3.7. Выполнять работу по документационному обеспечению кад­ровой деятельности акционерного общества:

  • оформление приказов по личному составу;

  • оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

  • оформление трудовых книжек;

  • оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

  • оформление командировочных документов;

  • оформление листов нетрудоспособности;

  • ведение табеля учета рабочего времени;

  • выдача справок о трудовом стаже.

3.8. Осуществлять организацию и подготовку совещаний, пере­говоров, приемов. Вести регистрацию участников мероприятия, за­писи и протоколы с последующим представлением их генеральному директору.

3.9. Осуществлять оперативную связь с партнерами, клиентами и сторонними организациями (коммерческими и государственными) и отдельными физическими лицами по вопросам текущей деятель­ности акционерного общества в соответствии с поручениями гене­рального директора.

3.10. Вести прием посетителей.

3.11. Оформлять документы на компьютере.

3.12. Выполнять копировально-множительные работы.

3.13. Выполнять техническую работу, используя современные средства организационной техники.

3.14. Обеспечивать и поддерживать чистоту и порядок в прием­ной и кабинете генерального директора.

3.15. Следить за наличием необходимых канцелярских товаров для приемной и генерального директора, продуктов питания и напитков на представительские нужды. Своевременно предоставлять список необ­ходимого начальнику административно-хозяйственного отдела.

3.16. Подавать чай, кофе или напитки генеральному директору и отдельным посетителям в соответствии с распоряжением гене­рального директора.

3.17. Проводить подготовительную работу по организации ко­мандировок:

составление списка необходимых личных и служебных доку­ментов и материалов;

бронирование проездных билетов и мест в гостинице;

оформление выездных документов (виз) и командировочных удостоверений;

согласование даты, сроков, программы пребывания с принимаю­щей стороной.

3.18. Выполнять отдельные поручения генерального директора, связанные с деятельностью акционерного общества.

3.19. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать та­бель в бухгалтерию.

4. ПРАВА

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые ма­териалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений генерального директора.

4.2. По указанию генерального директора направлять докумен­ты на исполнение специалистам.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных правил.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рам­ках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улу­чшению документационного обеспечения деятельности предприя­тия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства:

создания условий для выполнения служебных обязанностей в соответствии с нормами охраны труда;

обеспечения личной безопасности;

обеспечения сохранности документов;

соблюдения трудовых прав в соответствии с КЗОТ РФ.


5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ


Секретарь несет ответственность за:

5.1. Качественное выполнение своих функциональных обязанно­стей.

5.2. Сохранность документации акционерного общества.

5.3. Соблюдение коммерческой тайны.

5.4. Соблюдение этических норм поведения в коллективе и на рабочем месте.


Зам. генерального директора

подпись М.Л. Красный


Юрисконсульт

подпись И.Д. Ираклиев









Скачать 60.83 Kb.
оставить комментарий
Дата21.09.2011
Размер60.83 Kb.
ТипИнструкция, Образовательные материалы
Добавить документ в свой блог или на сайт

Ваша оценка этого документа будет первой.
Ваша оценка:
Разместите кнопку на своём сайте или блоге:
rudocs.exdat.com

База данных защищена авторским правом ©exdat 2000-2017
При копировании материала укажите ссылку
обратиться к администрации
Анализ
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Авторефераты
Программы
Методички
Документы
Понятия

опубликовать
Документы

Рейтинг@Mail.ru
наверх